రెండు దశాబ్దాలుగా, షేర్‌పాయింట్ ప్రపంచవ్యాప్తంగా ఉన్న కంపెనీలకు గో-టు సహకార వ్యవస్థగా ఉంది. ప్లాట్‌ఫారమ్ యొక్క అత్యంత అధునాతన లక్షణాలు సమాచార మార్పిడి, డేటా రికార్డింగ్ మరియు డాక్యుమెంట్ షేరింగ్ కోసం సురక్షితమైన వాతావరణాన్ని సృష్టిస్తాయి.
మీరు సాధారణ వినియోగదారు కానప్పటికీ, షేర్‌పాయింట్ ఫైల్‌ను తెరవడానికి అలాంటి ఒక ఫీచర్ మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఈ కథనంలో, బాహ్య భాగస్వామ్యానికి సంబంధించిన ప్రాథమిక అంశాలను మేము కవర్ చేస్తాము - బాహ్య వినియోగదారులతో ఎలా భాగస్వామ్యం చేయాలి నుండి మీరు ఏ రకమైన ఫైల్‌లను చేర్చవచ్చు.
SharePoint ఉపయోగించి పత్రాలను భాగస్వామ్యం చేయండి
మీరు ఎంచుకున్న వెబ్ బ్రౌజర్‌ని ఉపయోగించడం ద్వారా ఫైల్‌లను స్టోర్ చేయడానికి మరియు షేర్ చేయడానికి షేర్‌పాయింట్ మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఇది దాదాపు అన్ని శోధన ఇంజిన్‌లు మరియు పరికరాలకు అనుకూలంగా ఉంటుంది. మీరు దీన్ని OneDrive వంటి ఇతర క్లౌడ్ నిల్వ సేవలతో కూడా సమకాలీకరించవచ్చు.
ప్లాట్‌ఫారమ్ అన్ని రకాల ఫైల్ ఫార్మాట్‌లను భాగస్వామ్యం చేయడానికి బాగా సరిపోతుంది. ఇంటర్ఫేస్ చదవడం చాలా సులభం, కాబట్టి ప్రక్రియ చాలా సులభం. SharePointని ఉపయోగించి పత్రాలను ఎలా పంచుకోవాలో ఇక్కడ ఉంది:
- మీ బ్రౌజర్‌ని తెరిచి, office.com/signinకి వెళ్లండి. మీ ఇమెయిల్, ఫోన్ నంబర్ లేదా స్కైప్ ప్రొఫైల్ ఉపయోగించి మీ Microsoft ఖాతాతో లాగిన్ చేయండి. మీరు సైన్ అప్ చేయకుంటే, ఖాతాను సృష్టించడానికి క్రింది లింక్‌పై క్లిక్ చేయండి.
- మీ ఫైల్‌ల ద్వారా స్క్రోల్ చేయండి. మీరు భాగస్వామ్యం చేయాలనుకుంటున్న వాటిని హైలైట్ చేయండి. మొత్తం ఫోల్డర్‌లను ఎంచుకోవడానికి షేర్‌పాయింట్ మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఎగువ-ఎడమ మూలలో ఉన్న "భాగస్వామ్యం" బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
- డ్రాప్-డౌన్ మెనుని తెరవడానికి క్రిందికి బాణంపై క్లిక్ చేయండి. లింక్-షేరింగ్ ఎంపికలలో ఒకదాన్ని ఎంచుకోండి.
- లింక్ ఉన్న ఎవరికైనా యాక్సెస్‌ని అనుమతించడానికి, "ఎవరైనా" ఎంచుకోండి.
- మీ సహోద్యోగులతో ఫైల్‌ను షేర్ చేయడానికి, “పీపుల్‌లో” ఎంచుకోండి.
- మీరు నిర్దిష్ట వ్యక్తులతో మాత్రమే భాగస్వామ్యం చేయాలనుకుంటే, తగిన ఫీల్డ్‌లో వారి పేర్లను నమోదు చేయండి.
- మీరు మరికొన్ని సూచనలను జోడించాలనుకుంటే, మీరు సందేశాన్ని వ్రాయవచ్చు.
- మీరు పూర్తి చేసిన తర్వాత, "వర్తించు"పై క్లిక్ చేయండి.
ఒక నిర్దిష్ట ఫైల్‌కు దారితీసే లింక్‌ను సృష్టించడం దీన్ని చేయడానికి శీఘ్ర మార్గం. మీరు URLని వచన సందేశానికి జోడించవచ్చు లేదా వేరే వెబ్‌సైట్‌కి కాపీ చేయవచ్చు. లింక్‌ను స్వీకరించిన వ్యక్తి దానిని ఇతర వ్యక్తులతో కూడా భాగస్వామ్యం చేయగలరు. దీన్ని ఎలా చేయాలో ఇక్కడ ఉంది:
- office.com/signinలో మీ ఖాతాకు లాగిన్ చేయండి.
- SharePointలో "కాపీ లింక్" ట్యాబ్‌పై క్లిక్ చేయండి.
- డ్రాప్-డౌన్ మెను నుండి భాగస్వామ్య ఎంపికను ఎంచుకోండి. లింక్‌ను సృష్టించడానికి "వర్తించు" క్లిక్ చేయండి.
- మీరు లింక్‌ని కాపీ/పేస్ట్ చేయాలనుకున్నప్పుడు CTRL +C మరియు CTRL + V కీబోర్డ్ షార్ట్‌కట్‌లను ఉపయోగించండి. మీరు URLపై కుడి-క్లిక్ చేసి, డ్రాప్-డౌన్ జాబితా నుండి ఎంపికలను ఎంచుకోవడం ద్వారా కూడా దీన్ని చేయవచ్చు.
SharePoint ఉపయోగించి వెబ్‌సైట్‌ను భాగస్వామ్యం చేయండి
SharePoint మిమ్మల్ని ఫైల్‌లు మరియు ఫోల్డర్‌లను భాగస్వామ్యం చేయడానికి పరిమితం చేయదు. మీరు మీ మొత్తం సైట్‌ను బాహ్య వినియోగదారులు మరియు మీ డైరెక్టరీ సభ్యులతో కూడా పంచుకోవచ్చు. దీన్ని ఎలా చేయాలో ఇక్కడ ఉంది:
- మీ SharePoint ఖాతాకు లాగిన్ చేయండి.
- "షేర్ సైట్" బటన్ పై క్లిక్ చేయండి.
- కొత్త విండో తెరవబడుతుంది. మీరు సైట్‌కు జోడించాలనుకుంటున్న వ్యక్తి లేదా సమూహం పేరును టైప్ చేయండి. మీరు సైట్‌ను మొత్తం సంస్థతో కూడా షేర్ చేయవచ్చు. డైలాగ్ బాక్స్‌లో “బాహ్య వినియోగదారులు మినహా అందరూ” అని టైప్ చేయండి.
- కావలసిన అనుమతి స్థాయిని సెట్ చేయండి. మీరు సైట్‌ను వీక్షించడానికి, సవరించడానికి లేదా పూర్తిగా నిర్వహించడానికి వ్యక్తులను అనుమతించవచ్చు.
- మీకు కావాలంటే, మీరు అదనపు సమాచారం లేదా సూచనలతో కూడిన సందేశాన్ని జోడించవచ్చు.
- మీరు పూర్తి చేసిన తర్వాత "భాగస్వామ్యం" క్లిక్ చేయండి.
SharePoint బృందాలను ఉపయోగించి ఏదైనా భాగస్వామ్యం చేయండి
SharePoint బృందంతో, మీరు మరియు మీ సహోద్యోగులు పత్రాలు, మీడియా ఫైల్‌లు మరియు అప్లికేషన్‌లను క్రమం తప్పకుండా మార్చుకోవచ్చు. పోర్టల్ ఉత్పాదకతను పెంచడానికి మరియు ప్రాజెక్ట్ సహకారాన్ని ఆప్టిమైజ్ చేయడానికి ఉద్దేశించబడింది.
బృంద సభ్యునిగా, మీరు సంబంధిత డైరెక్టరీలు, ఫైల్‌లు మరియు వెబ్‌సైట్‌లకు సంబంధించిన అన్ని లింక్‌లను పోర్టల్ హోమ్ పేజీలో యాక్సెస్ చేయవచ్చు. మీరు సైట్ పరస్పర చర్యలను ట్రాక్ చేయడానికి కార్యాచరణ ఫీడ్‌ని కూడా ఉపయోగించవచ్చు.
SharePoint బృందం విస్తృత శ్రేణి లక్షణాలతో "ఫైల్స్" ట్యాబ్‌ను కలిగి ఉంది. భాగస్వామ్య ఫైల్‌లను సవరించడానికి మరియు పోర్టల్‌ను అనుకూలీకరించడానికి ఎవరైనా ఈ లక్షణాలను ఉపయోగించవచ్చు. ఇక్కడ ఎంపికల జాబితా ఉంది:
- "కొత్త ఫైల్" విభాగంలో అదనపు ఫీచర్లను యాక్సెస్ చేయండి.
- సంబంధిత స్థానిక డ్రైవ్‌కు ఫైల్‌లను సమకాలీకరించండి.
- పోర్టల్ ఇంటర్‌ఫేస్‌ను మరింత క్రమబద్ధీకరించడానికి వీక్షణను మార్చండి. జాబితా వీక్షణ, టైల్స్ వీక్షణ మరియు కాంపాక్ట్ వీక్షణతో సహా అనేక ఎంపికలు అందుబాటులో ఉన్నాయి.
- మాల్వేర్ లేదా జంక్ ఫైల్‌లను తొలగించండి లేదా అనుమానాస్పద ఫైల్‌లను నివేదించండి.
- ఫైల్‌లను అప్‌లోడ్ చేయండి మరియు చెక్-ఇన్ చేయండి.
- ఫైల్‌లను తనిఖీ చేయండి మరియు డౌన్‌లోడ్ చేయండి.
- ఫైల్ క్రమాన్ని క్రమాన్ని మార్చండి.
SharePoint గెస్ట్ షేరింగ్ సెట్టింగ్‌లను నిర్వహించండి
మీరు గ్లోబల్ లేదా షేర్‌పాయింట్ అడ్మిన్ అయితే, మొత్తం సంస్థ కోసం షేరింగ్ సెట్టింగ్‌లను అనుకూలీకరించడానికి మీకు అధికారం ఉంటుంది. అంటే మీరు SharePoint సర్వర్‌లో అతిథి వినియోగదారుల భాగస్వామ్య స్థాయిని నిర్ణయించవచ్చు. మీ అవసరాలను బట్టి మీరు ఎంచుకోగల అనేక భాగస్వామ్య కాన్ఫిగరేషన్‌లు ఉన్నాయి. అతిథి భాగస్వామ్య సెట్టింగ్‌లను ఎలా నిర్వహించాలో ఇక్కడ ఉంది:
- మీ బ్రౌజర్‌ని తెరిచి, మీ నిర్వాహక ఖాతాకు సైన్ ఇన్ చేయండి.
- "బాహ్య భాగస్వామ్యం" ట్యాబ్‌ను తెరవండి.
- మీ సంస్థ కోసం కావలసిన భాగస్వామ్య స్థాయిని ఎంచుకోండి. సాధారణంగా, డిఫాల్ట్ సెట్టింగ్ “ఎవరైనా.”
విభిన్న భాగస్వామ్య సెట్టింగ్‌లు వివిధ స్థాయిల యాక్సెస్‌ను సూచిస్తాయి. మీరు భాగస్వామ్యం చేస్తున్న డాక్యుమెంట్ రకానికి అనుగుణంగా ఉండేదాన్ని ఎంచుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి. ప్రతి భాగస్వామ్య కాన్ఫిగరేషన్ యొక్క శీఘ్ర విచ్ఛిన్నం ఇక్కడ ఉంది:
- ఎవరైనా. ఈ సెట్టింగ్ ఎటువంటి ప్రమాణీకరణ అవసరం లేని లింక్‌లను షేర్ చేయడానికి వినియోగదారులను అనుమతిస్తుంది. అంటే వారు ఇప్పటికే ఉన్న అతిథులకు మరియు కొత్త వారికి పంపగలరు. అడ్మిన్‌గా, మీరు ప్రతి లింక్‌కి గడువు తేదీని సెట్ చేయవచ్చు.
- కొత్త ప్లస్ ఇప్పటికే ఉన్న అతిథులు. ఈ సెట్టింగ్‌తో, లింక్‌ను యాక్సెస్ చేయడానికి అతిథులు వారి Microsoft ఖాతాతో సైన్ ఇన్ చేయాలి. వారు తమ పాఠశాల లేదా కంపెనీ వినియోగదారు IDని కూడా ఉపయోగించవచ్చు. ఎందుకంటే ఈ రకమైన లింక్‌లకు గుర్తింపు ధృవీకరణ కోడ్‌లు అవసరం.
- ఇప్పటికే ఉన్న అతిథులు మాత్రమే. ఈ విధంగా, మీరు మీ డైరెక్టరీ నుండి గెస్ట్‌లతో ఫైల్‌లను షేర్ చేయగలరు. గతంలో మీ ఆహ్వానాలను ఆమోదించిన ఎవరైనా ఇందులో ఉన్నారు. ఇది మీరు Azure B2B లేదా ఇలాంటి సహకార ఫీచర్‌ల ద్వారా మాన్యువల్‌గా జోడించిన గెస్ట్‌లను కూడా సూచిస్తుంది.
- మీ సంస్థలోని సభ్యులు మాత్రమే. మీరు మీ డైరెక్టరీని యాక్సెస్ చేయకుండా బాహ్య వినియోగదారులను నిరోధించాలనుకుంటే, ఈ సెట్టింగ్‌ని ఎంచుకోండి. ఇది బాహ్య భాగస్వామ్య లక్షణాన్ని నిలిపివేస్తుంది మరియు మీ సంస్థలో అన్ని ఫైల్‌లను ఉంచుతుంది.
మీరు బాహ్య భాగస్వామ్యాన్ని నిలిపివేసినట్లయితే, దాన్ని తిరిగి ఆన్ చేయండి, మునుపు యాక్సెస్ మంజూరు చేయబడిన అతిథులు ఇప్పటికీ సర్వర్‌లో చేరగలరు. గెస్ట్‌లు నిర్దిష్ట సైట్‌లకు యాక్సెస్‌ని తిరిగి పొందకూడదనుకుంటే, మీరు ఆ సైట్‌లకు వ్యక్తిగతంగా సెట్టింగ్‌ను ఆఫ్ చేయాలి.
SharePoint గెస్ట్ షేరింగ్ FAQలు
నాకు అవసరమైనప్పుడు బాహ్య భాగస్వామ్యాన్ని ఆన్ మరియు ఆఫ్ చేయడం ఎలా?
మీరు మీ SharePoint సర్వర్‌లో సేవ్ చేసే ఫైల్‌లు సైట్ అనుమతి ఉన్న ప్రతి ఒక్కరికీ అందుబాటులో ఉంటాయి. అయితే, మీరు షేర్‌పాయింట్‌ని క్రమం తప్పకుండా ఉపయోగించని వ్యక్తులతో కొన్ని ఫైల్‌లను షేర్ చేయాలనుకోవచ్చు. అక్కడ బాహ్య భాగస్వామ్య లక్షణం అమలులోకి వస్తుంది.
సెట్టింగ్‌ను సక్రియం చేయడానికి, మీరు Microsoft 365లో షేర్‌పాయింట్ మేనేజర్‌గా ఉండాలి. బాహ్య భాగస్వామ్యాన్ని ప్రారంభించే లేదా నిలిపివేయడానికి సైట్ మేనేజర్‌లకు అధికారం లేదు. దీన్ని ఎలా చేయాలో ఇక్కడ ఉంది:
1. SharePoint అడ్మిన్ సెంటర్ వెబ్ పేజీకి లాగిన్ చేయండి.
2. ఎడమ వైపున ఉన్న నిలువు వరుసకు నావిగేట్ చేయండి. జాబితా నుండి సైట్‌ను ఎంచుకోండి.
3. మీరు ఎనేబుల్ చేయాలనుకుంటున్న షేరింగ్ ఆప్షన్ పక్కన ఉన్న సర్కిల్‌పై క్లిక్ చేయండి.
అందుబాటులో ఉన్న ఎంపికలు కంపెనీ స్థాయిలో నిర్ణయించబడతాయి. మీరు నిర్దిష్ట సైట్‌లో బాహ్య భాగస్వామ్యాన్ని నిలిపివేస్తే, మీరు అందులో భాగస్వామ్యం చేసిన ఏవైనా లింక్‌లు ఇకపై పని చేయవు.
నా భాగస్వామ్య పత్రాలతో అతిథులు ఏమి చేయగలరు?
లింక్‌ను షేర్ చేస్తున్నప్పుడు, దాన్ని తెరిచిన వ్యక్తి ఫైల్‌లో మార్పులు చేయగలరో లేదో మీరు గుర్తించవచ్చు. మీరు “సవరణలను అనుమతించు” పెట్టెను ఎంచుకుంటే, లింక్‌ను స్వీకరించిన తర్వాత ఇతర వినియోగదారులు ఏమి చేయగలరో ఇక్కడ చూడండి:
• సర్వర్‌కి ఫైల్‌లు మరియు ఫోల్డర్‌లను అప్‌లోడ్ చేయడం మరియు డౌన్‌లోడ్ చేయడం రెండూ.
• కొత్త ఫోల్డర్‌లను సృష్టించండి మరియు కొత్త ఫైల్‌లను అప్‌లోడ్ చేయండి.
• SharePoint సర్వర్ నుండి ఫైల్‌లను తీసివేయండి.
• ఇప్పటికే ఉన్న అంశాలు మరియు ఫోల్డర్‌లను సవరించండి.
• ఫైల్‌లను ఒక ఫోల్డర్ నుండి మరొకదానికి బదిలీ చేయండి.
• నిర్దిష్ట ఫైల్ పేరు మరియు ఆకృతిని మార్చండి.
• ఇతర వ్యక్తులతో ఫైల్ లింక్‌లను భాగస్వామ్యం చేయండి.
ఎనేబుల్ చేసిన ఎడిటింగ్‌తో కూడా, కొన్ని విషయాలు ఇప్పటికీ పరిమితిలో లేవు. రిసీవర్ చేయలేనిది ఇక్కడ ఉంది:
• రూట్ డైరెక్టరీని సవరించండి లేదా పేరు మార్చండి. ఇది ఇతర అధిక సోపానక్రమం ఫోల్డర్‌లకు వర్తిస్తుంది.
• మీ SharePoint సర్వర్ నుండి ఇతర ఫోల్డర్‌లను తెరవండి. వారు మీరు భాగస్వామ్యం చేసిన వాటిని మాత్రమే వీక్షించగలరు మరియు సవరించగలరు.
• అనుమతి లేకుండా మీ SharePoint సైట్‌లో ఏదైనా ఇతర వాటిని యాక్సెస్ చేయండి.
మీ డైరెక్టరీలో అతిథి వినియోగదారుల కోసం మూడు షేరింగ్ సెట్టింగ్‌లు కూడా అందుబాటులో ఉన్నాయి. మీరు క్రింది ఎంపికలలో దేనినైనా ఎంచుకోవచ్చు:
• ఎవరైనా (ధృవీకరణ లేకుండానే లింక్‌ని యాక్సెస్ చేయవచ్చు).
• కొత్త గెస్ట్‌లు (లింక్‌కి అతిథి వారి గుర్తింపును ధృవీకరించడం అవసరం). ఇప్పటికే ఉన్న అతిథులు మైక్రోసాఫ్ట్ ఖాతాతో సైన్ ఇన్ చేసిన తర్వాత కూడా ఈ లింక్‌లను యాక్సెస్ చేయవచ్చు.
• ఇప్పటికే ఉన్న అతిథులు మాత్రమే (షేరింగ్ మీ డైరెక్టరీలో ఇప్పటికే చేర్చబడిన అతిథులకు మాత్రమే పరిమితం చేయబడింది).
• మీ సంస్థలోని సభ్యులు మాత్రమే (బాహ్య అతిథులెవరూ లింక్‌ని యాక్సెస్ చేయలేరు).
Microsoft SharePointని ఉపయోగించి నేను ఏమి పంచుకోగలను?
SharePoint అన్ని రకాల ఫైల్ ఫార్మాట్‌లకు మద్దతు ఇస్తుంది. మీరు ఎటువంటి ఇబ్బంది లేకుండా మీ డైరెక్టరీకి ఏదైనా అప్‌లోడ్ చేయవచ్చు.
అయినప్పటికీ, పాత సంస్కరణలు నిర్దిష్ట ఫైల్ రకాలతో సమస్యలను కలిగి ఉన్నాయి. ఉదాహరణకు, కింది పొడిగింపులు 2016 సర్వర్ నుండి పూర్తిగా బ్లాక్ చేయబడ్డాయి:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .సబ్బు
• .json
• .xamlx
అదృష్టవశాత్తూ, ప్రస్తుత సర్వర్‌కు అలాంటి పరిమితి లేదు. ప్రస్తుతానికి, SharePoint నుండి నిషేధించబడిన ఫార్మాట్‌లు మరియు పొడిగింపులు ఏవీ లేవు.
షేరింగ్ ఈజ్ కేరింగ్
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్ కార్యాలయానికి ఆర్డర్‌ను అందిస్తుంది. సిస్టమ్ యొక్క అధునాతన లక్షణాలు కొన్ని సాధారణ దశల్లో ఫైల్‌లు మరియు మొత్తం సైట్‌లు రెండింటినీ భాగస్వామ్యం చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తాయి.
ప్రతి పరిస్థితి మరియు లింక్ రకానికి ప్రాధాన్య భాగస్వామ్య సెట్టింగ్ ఉంది. గ్లోబల్ మరియు షేర్‌పాయింట్ అడ్మిన్‌లు బాహ్య భాగస్వామ్యాన్ని కూడా ప్రారంభించగలరు మరియు మొత్తం సంస్థ కోసం అతిథి సెట్టింగ్‌లను నిర్వహించగలరు.
మీరు మరియు మీ సహోద్యోగులు ఫైల్‌లను మార్చుకోవడానికి SharePointని ఉపయోగిస్తున్నారా? మీరు ఇష్టపడే విభిన్న సహకార వ్యవస్థ ఉందా? దిగువన వ్యాఖ్యానించండి మరియు బాహ్య భాగస్వామ్య ఫీచర్‌పై మీ ఆలోచనలను పంచుకోండి.